La inmensa mayoría de los trabajadores por cuenta propia tienen muchas dudas sobre qué es deducible y qué no a la hora de ponerse al día con la Agencia Tributaria.
Lo primero que se debe tener presente a la hora de comentar qué gastos pueden ser deducibles y cuáles no, son las siguientes condiciones básicas:
• Todos los gastos deben ser gastos vinculados a la actividad económica realizada o como dice Hacienda, que estén “afectos” a la misma.
• Todos los gastos se tienen que justificar con las correspondientes facturas. Aunque en ocasiones pueden valer recibos o factura simplificada siempre que aparezcan todos los datos fiscales tanto de emisor como del receptor de la misma.
• Para poder deducir el gasto tienen que estar registrados contablemente en su libro de registro de facturas recibidas o de gastos.
De estas tres condiciones básicas enunciadas en el punto anterior, la más complicada de determinar es la primera, “gastos afectos o vinculados a la actividad” ya que, para poder deducir determinadas partidas se tiene que justificar que el gasto en el que se ha incurrido está relacionado con su actividad empresarial o profesional y no con su vida privada del autónomo.
En este sentido se tiene que diferenciar entre autónomos que tienen la oficina en su vivienda y los que tienen un local para el desarrollo de la actividad. En el supuesto de los autónomos que no tengan local afecto y utilicen su vivienda, los gastos asociados a esa parte de la vivienda utilizada para el desarrollo de la actividad empresarial o profesional son deducibles, siempre que ese lugar tenga un aprovechamiento independiente del resto, es decir, que ese espacio sea exclusivo para el desarrollo de la actividad económica. De este modo, el autónomo que trabaje desde casa y así se lo haya notificado a la Agencia Tributaria con anterioridad, en su declaración censal (modelo 037 o 036) puede acogerse al 30% de deducción de los suministros de agua, luz, etc. de la parte proporcional de la vivienda destinada a la actividad. Este gasto es desgravable desde 2018 con la entrada en vigor de la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo.
La Dirección General de Tributos admite que los gastos asociados a la titularidad del inmueble como amortizaciones, IBI y gastos de comunidad puedan ser deducidos de forma proporcional a los metros cuadrados afectos a la actividad reflejados en la declaración censal. Esto también incluye al alquiler del inmueble si no fuera de su propiedad.
Como para poder deducir un gasto vinculado a la actividad, la Agencia Tributaria permite la deducción por gasto en el teléfono móvil siempre y cuando existan dos líneas diferenciadas, una para uso personal y otra para uso profesional. Solo así se puede justificar que el gasto está afecto a la actividad. En el supuesto de que no existan dos líneas de teléfono no es posible la deducción.
Además existen otros gastos deducibles como pueden ser los relacionados con la utilización del vehículo o la atención a clientes, la cual es mucho más complicado poderla deducir. En el caso de la utilización de los vehículos, a efectos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas sólo se admiten íntegramente como gastos en el caso de aquellos autónomos que se dediquen a actividades de transporte de viajeros, mercancías, enseñanza de conductores o actividades comerciales, lo que incluye a taxistas, transportistas, repartidores, mensajeros, autoescuelas, agentes comerciales y representantes (pudiendo deducir el 100% del vehículo). Ello es así, pues esta deducción está condicionada a que el vehículo se utilice de forma exclusiva para la actividad económica, no pudiéndose utilizar para uso privado. En este sentido, son determinantes aspectos como su tipología y la existencia o no de otros automóviles para uso particular.
En lo que se refiere a atención a clientes y desplazamientos, es posible deducirse tanto los gastos de desplazamiento en transporte público (avión y tren, pero también taxis) como los de estancia en hoteles y gastos de manutención (comidas, cenas), si bien es requisito imprescindible que el mencionado gasto no solo sea vinculado a la actividad, sino que además tenga la correspondiente factura.
El gasto más complicado de poder justificar es el de en dietas por comidas de trabajo. Por eso, muy importante que quede limitado a la lógica de la actividad y que se anote siempre en una agenda o al dorso de la factura con quién se ha comido. A este respecto, se ha producido un cambio importante a raíz de la sentencia del Tribunal Supremo de 30 de marzo de 2021, en la que se reconoce que los gastos por comidas con clientes son deducibles siempre que no resulten ajenas a la actividad económica. El problema es la justificación de este gasto.
Existen otros gastos deducibles, como pueden ser los que a continuación se señalan:
– Los autónomos que tengan contratados trabajadores pueden deducir las cantidades satisfechas a sus empleados como gasto de personal y las cotizaciones a la Seguridad Social derivadas de las mismas.
– Otros gastos de personal deducibles incluyen gastos de formación, indemnizaciones por rescisión de contrato, seguros de accidentes del personal, obsequios (por ejemplo, cestas de navidad) y contribuciones a planes de pensiones o a planes de previsión social empresarial.
– También es deducible el gasto las cuotas pagadas del RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos) . En el caso de profesionales que no están sujetos a este régimen, tienen la posibilidad de deducir lo abonado a mutualidades de previsión social obligatorias, qué actúen como alternativas a la Seguridad Social con limitaciones.
– También es posible practicar deducciones en la declaración por las primas del seguro de responsabilidad civil profesional que tienen que tener contratado.
– En el caso de comerciantes las compras de mercancias para la venta (si bien, estas deducciones van vinculadas al producto vendido).
– La Dirección General de Tributos admite que los gastos asociados a la titularidad del inmueble como amortizaciones, IBI y gastos de comunidad puedan ser deducidos.
– Otros gastos deducibles son la adquisición de libros, suscripción a revistas profesionales, gastos de asistencia a eventos relacionados con la actividad (cursos, congresos, conferencias) o material de oficina y equipos informáticos. Siempre que se pueda demostrar su afección a la actividad económica.
Es muy importante, pues siempre se tiene que demostrar que los gastos que se quieren deducir están vinculados a la actividad económica
